Correspondencia Oficial

  REDACCIÓN OFICIAL

· Es el conjunto de comunicaciones y docs. que se utilizan en los servicios de Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la Administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y ser claros en las materias que tratan.
· En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.
· La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

La redacción oficial se clasifica en tres grupos:

1.- Comunicaciones Oficiales
a) Oficio: Constituye la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las materias que se trata.Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de importancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de secciones; departamentos, servicios etc.
La redacción del oficio debe ser clara y precisa. Existen 3 tipos de oficio: Ordinario, secreto y reservado. El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.
  La estrutura del oficio es la siguiente:
1.- Membrete: Indica el ministerio, repartición, área, servicio, departamento, etc.
2.- Clasificación y Nº de orden
3.- Antecedentes
4.- materias : corresponde a una síntesis del contenido.
5.- Lugar y fecha de emisión
6.- DE: autoridad del documento
7.- A: autoridad a la que se dirige
8.- Contenido: Está estructurado en párrafos numerados que corresponden a cada idea redactada. Cada oficio tratará una sola materia.
9.- Frase de Saludo
10.- Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos, profesión, especialidad, categoría del firmante y cargo que desempeña.
11.- Iniciales de responsabilidad
12.- Inclusos o adjuntos
13.- Distribución

b) Circular: En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias de tal manera, que la información no se distorsione y llegue a todos los destinatarios en su plenitud.
  La circular tiene la siguiente estructura:
1.-Membrete (oficina o entidad emisora)
2.-Palabra CIRCULAR y Nº
3.-Fundamentación de la circular
4.-Información, orden o nómina que se entrega
5.-Recomendación o petición
6.-Lugar y fecha de emisión
7.-Nombre, cargo y firma de la autoridad
8.-Iniciales de responsabilidad
9.-Datos de los destinatarios

c) Memorándum: Es un documento rápido e inmediato. Es un dato breve, conciso y directo de uso interno en una institución u organismo. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Se utiliza principalmente en empresas grandes las cuales poseen departamentos o secciones.
Se emiten en forma numerada y precisando el emisor y destinatario.
Su esquema es el siguiente:
1.- Membrete
2.- Palabra MEMORÁNDUM (Mayúsculas y Nº)
3.- Fecha y números (al margen derecho)
4.- DE:
5.- A:
6.- REF.
7.- Mensaje o cuerpo
8.- Nombre cargo y firma (al margen derecho)
9.- INCL: (inclusos si los hubiera)

2.- Documentos Oficiales

a) Certificado: Es un documento que acredita un hecho que le consta al emisor.
Se emplea generalmente para certificar hechos civiles, como nacimiento, supervivencia, matrimonio, salud, antecedentes, estudios, etc.
En este caso nos preocuparemos del certificado de trabajo.
 Su estructura es la siguiente:
1.- Encabezamiento:
a) Membrete.
b) Sección e iniciales de responsabilidad.
c) Palabra "CERTIFICADO"
d) Número de orden.
2.- cuerpo o texto: a) Nombre y empresa.
b) Nombre del solicitante (peticionario).
c) Hecho que se atestigua.
3.- Final: a) Propósito del documento.
b) Fecha.
c) Nombre, cargo, firma y timbre de la autoridad.

b) Resolución: Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.
 Su estructura es la siguiente:
1.- Membrete
2.- Lugar y fecha
3.- Cita de las disposiciones pertinentes
4.- Título "RESOLUCIÓN"
5.- Puntos numerados que considera la resolución
6.- Anotación común de: anótese y comuníquese
7.- Cita de la cantidad de copias de los destinatarios

c) Decreto: Se comprende como decreto a la resolución, decisión, determinación orden o mandato que por escrito extienden las más altas autoridades del Estado en que disponen, en forma imperativa, cuando sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del que hacer nacional, regional, provincial o comunal.
 Su estructura es la siguiente:
1.- Ministerio que da origen al decreto
2.- Exposición resumida de la materia
3.- Lugar y fecha
4.- Título (Decreto con fuerza de ley)
5.- Materia (enumerada)
6.- Final: "TÓMESE RAZÓN ,... etc. y la firma de la autoridad pertinente


3.- Documentos Notariales

a) Declaración Jurada: Debe efectuarse en una notaria pública: La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre – diseñado.Para poder ingresar a trabajar a la Administración Pública, por ejemplo, el interesado debe declarar,especialmente bajo juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito. Asimismo, deberá dejar expresa constancia que no se encuentra afecto a alguna de las incompatibilidades, en razón de parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 469 inciso 2º del Código Orgánico de Tribunales.
 Su esquema de redacción es:
1.-Título del documento en mayúsculas:
2.-Identificación del declarante
3.-Nombre completo, domicilio, Rut, estado civil
4.-Frase “Declara bajo juramento”
5.-Situación declarada
6.-Fecha
7.-Firma del declarante
8.-Nombre, firma y timbre de la notaría

b) Poder: Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.
El poder puede ser:
-Simple : Es una carta-poder que se firma ante un notario público, sólo se requiere cédula de identidad.
-Especial: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.

c) Acta: Documento escrito en que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, cesión.
Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.
 Su estructura es la siguiente:
1.- Membrete
2.- Título "ACTA" y nº de orden
3.- Lugar y fecha de emisión
4.- Lugar y membrete de las personas que asisten
5.- Lectura del acta anterior
6.- Tabla: temas que se tratarán
7.- Acuerdos
8.- Cierre
9.- Firma del presidente y del secretario