Correspondencia Interna

CORRESPONDENCIA INTERNA
 Las buenas relaciones entre los diferentes departamentos y secciones, es decir, entre las personas que trabajan en ellos, revisten una gran importancia para el éxito de la empresa. Una mala relación producirá inevitablemente un trabajo deficiente.
 Es imprescindible la existencia de una buena comunicación que presida las relaciones del personal de la empresa. A continuación señalaremos las diferentes comunicaciones que se emiten internamente, en orden a su importancia y frecuencia.

a) El Memorándum: Es un documento rápido e inmediato. Es un dato breve, conciso y directo de uso interno en una institución u organismo. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Se utiliza principalmente en empresas grandes las cuales poseen departamentos o secciones.
 Se emiten en forma numerada y precisando el emisor y destinatario.
 Su esquema es el siguiente:
1.- Membrete
2.- Palabra MEMORÁNDUM (Mayúsculas y Nº)
3.- Fecha y números (al margen derecho)
4.- DE:
5.- A:
6.- REF.
7.- Mensaje o cuerpo
8.- Nombre cargo y firma (al margen derecho)
9.- INCL.: (inclusos si los hubiera)

b) Circular: En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias de tal manera, que la información no se distorsione y llegue a todos los destinatarios en su plenitud.
 La circular tiene la siguiente estructura:
1.-Membrete (oficina o entidad emisora)
2.-Palabra CIRCULAR y Nº
3.-Fundamentación de la circular
4.-Información, orden o nómina que se entrega
5.-Recomendación o petición
6.-Lugar y fecha de emisión
7.-Nombre, cargo y firma de la autoridad
8.-Iniciales de responsabilidad
9.-Datos de los destinatarios

c) Informe: Tiene como característica principal entregar a la jefatura hechos, situaciones, de manera que ésta obtenga la información necesaria para la toma de decisiones. Por esta razón, siempre son comunicaciones verticales ascendentes.
Estructura:
1.-Membrete
2.-Titulo del documento
3.-Fecha
4.-Referencia
5.-Vocativo
6.-Introducción
7.-Mensaje expuesto en párrafos numerados
8.-Conclusiones
9.-Sugerencias
10.-Frase salutación
11.-Nombre, cargo y firma del emisor
12.-Iniciales de responsabilidad
13.-Inclusos
14.-c.c.

d) Citación: Es una comunicación mediante la cual una empresa representada por el gerente o director convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregarle información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.
Su estructura es la siguiente:
1.- Membrete
2.- Palabra "CITACIÓN"
3.-Clase de citación ( ordinaria, extraordinaria)
4.-Personas citadas
5.-Fecha, hora y lugar
6.-Tipo de citación (1º, 2º , única)
7.-Tabla (materia que se tratará en la sesión)
8.-Lugar y fecha de emisión
9.-Nombre y cargo ( de quien cita la reunión)