a) Planificación: es la ordenación de las ideas que se emplearán en el mensaje, precisando a quién va dirigida y cuál es el objetivo de la carta.
b) Redacción: es el arte de expresar correctamente las ideas, empleando la exposición de los conceptos o frases amables y atrayentes que predispongan favorablemente al lector. Para obtener una expresión eficaz, es necesario perfeccionar su construcción, buscando la palabra más apropiada que dé mayor brillo a la idea, logrando una carta ágil, moderna e interesante.
c) Presentación: es la disposición armónica y estética de la carta. Debe presentarse exenta de errores, omisiones y manchas con la adecuada ubicación y encuadre de los elementos tales como fecha, referencia, dirección, vocativo.
ELEMENTOS DE LA CARTA COMERCIAL
Las cartas comerciales son redactadas y presentadas de las más variadas formas, de acuerdo a las necesidades de las empresas y el sentido estético de quien las redacta.
Sin embargo, todas en su disposición, presentan elementos comunes, que nos permiten señalar que las cartas comerciales constan de tres partes principales:
Encabezamiento: Es la parte preparatoria de la clase, y la componen los siguientes elementos:
1.- Membrete: Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Señala la razón social, el giro comercial, el domicilio, el teléfono, el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.
2.- Lugar y Fecha: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.
3.- Referencia: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.
4.- Dirección interior: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuación de la referencia.
5.- Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo de la dirección interior y a continuación dos puntos :.
Texto o cuerpo:Es la parte medular de la carta; se inicia escribiendo dos líneas más abajo del vocativo.
6.- El mensaje: Es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fácilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que vamos a contestar; si es de reclamación por mercaderías, iniciaremos el texto, comunicando el recibo de dichas mercaderías.
Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atención. No es conveniente abusar de esta modalidad .
Final o cierre:Es la conclusión de la carta y sus elementos son:
7.- Salutación: Es la expresión breve de despedida.
8.- Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o "pp" (por poder).
9.- Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en mayúsculas del redactor y en minúsculas de la persona que digitó la carta.
10.- Inclusos: Es la indicación de los documentos que se adjuntan a la carta.
11.- Con copia: Es la información de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.
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